מאמרים

שיחת משוב להערכת ביצועי עובדים - הצד של המנהל

לא מעט ארגונים נוהגים לקיים הערכת ביצועי עובדים תקופתית פעם או פעמיים בשנה. שיחת משוב, שנערכת עם העובד מסכמת את תהליך הערכה ומהווה נדבך חשוב בתהליך.
בעקבות שיחת הערכה זו נקבע, בין היתר, עדכון שכרו של העובד , קידומו, המשך דרכו בארגון, וניתנת לו הדרכה והנחיה שאמורה לסייע לו כדי לשפר את ביצועיו.

קשיים בניהול שיחת משוב להערכת עובדים
קורה לא אחת, ששיחת משוב זו הופכת למעמסה מיותרת, ששני הצדדים היו רוצים להיפטר ממנה כמה שיותר מהר. עם השנים נוצרת תחושה שמדובר בריטואל שחוזר על עצמו , "הם שואלים את אותם שאלות ואנו עונים את אותם תשובות" ועולם כמנהגו נוהג, בולעים את גלולת שיחת המשוב וממשיכים הלאה לעיסוקים שנראים חשובים ומידיים יותר.
אף אחד לא אוהב להיות תחת שבט הביקורת, אף אחד לא אוהב שמחטטים לו בעניינים, גם לא אלו המקצועיים, ולעיתים נוצרת בקרב העובד תחושה, שבתהליך ההערכה מתרחשת פלישה לתוך המרחב הפרטי שלו, לתחום העבודה האינטימי בו הוא המומחה הגדול שאין שני לו.
בעיה זו מחריפה אף יותר בקרב העובדים הותיקים, שמרגישים אחרי מספר הערכות כאלה, שכבר אין להם יותר מידי מה להוסיף. הם הרי כבר בתלם עושים את מלאכתם במסלול שיגרתי וקבוע וכל הערכה כזו כבר לא מעלה או מורידה מבחינתם.
מצד שני, יש לא מעט מנהלים שחוששים מסיטואציה זו מכיוון שהם עלולים להיתפס "כאיש הרע", שמבקר את העובד ועשוי להטיל עליו סנקציות במידה ואם הוא לא מבצע את עבודתו כראוי. אין ספק, שמלאכת ההערכה יוצרת קושי למנהל, מכיוון שכתוצאה ממנה המנהל עשוי להתמודד עם שאלות לגבי קידומו, או אי קידומו של העובד, גובה עדכון השכר הצפוי וכדומה.
מצד שני הארגון - "האח הגדול" מצפה מהמנהלים למלא את תפקידם כראוי, להביא לשיפור בביצועי העובדים וליצור אבחנה (בלתי נמנעת) בין העובד הטוב לטוב פחות.
למרות הקשיים הללו , מדובר בתהליך ארגוני חשוב שיש לו השלכות לגבי מטרות ארגוניות חשובות שהזכרנו ( עדכוני שכר, קידום, שיפור ביצועים, הדרכות), שלא כדאי לוותר עליהם, למרות הקשיים שנוצרים בעקבות ההערכה.
במחקרים שונים נמצא, שראיון משוב להערכת ביצוע, שנעשה על פי אמות מידה מקצועיות עשוי לשפר את טיב ביצועי העובדים בכעד שלושים אחוז! שיפור משמעותי לכל הדעות.

המלצות לשיפור ניהול שיחת משוב
לכן, יש לערוך את שיחת המשוב, תוך שמירה על הכללים הבאים, באופן כזה שנוכל להשיג את המטרות הרצויות לנו עם מינימום של נזק שעשוי להיגרם לפרט ולאירגון כתוצאה מתהליך ההערכה.
1.  בסס את הערכתך על סמך עובדות ולא על סמך תחושות - למד היטב את נתוני הביצוע של העובד , בדוק את רמת ביצועיו על סמך עובדות ולא על סמך תחושות בטן. רצוי שתבסס את הערכתך על בסיס נתונים "קשים":אירועים שהתרחשו, תוצאות שהתקבלו והתנהגויות שנצפו ולא על סמך תכונות ערטילאיות ודעות קדומות. הערכה מסוג "אתה לא מצליח לסגור עסקאות עם הלקוחות וזה בא לידי ביטוי בנפח המכירות שלך שעומד על ____" עדיפה מאשר להטיח בפני העובד שהוא הססן. עובדה שאולי נכונה , אבל לא בטוח שהעובד ידע מה לעשות איתה וכיצד בדיוק עליו לשפרה.
2.  חשיבה משותפת - אפשר חשיבה משותפת והימנע מהחלטות חד צדדיות בשיחת המשוב. תן לעובד, שממתמודד יום יום עם המשימות שלו לבוא עם פתרונות והצעות לשיפור. חשוב לתת לו הרגשה שהוא המומחה ביותר בתחומו, שאתה נותן משקל רב לדבריו ואתה מעוניין לשמוע את דעתו על המשימות שעומדות לפניכם. (אחרת לא היית מגייס אותו) הדבר יצור תחושה של שיתוף, ומחויבות של העובד כלפי תחומי אחריותו ולביצוע ההחלטות שמתקבלות בעקבות שיחת המושב.
3.  נהל שיחה אפקטיבית מכוונת מטרות - במהלך השיחה צריך לנסות לתת פתרונות לבעיות בהווה או, לפחות לרשום אותן כדי לתת להם פתרון תוך פרק זמן מוגדר. אל תיתן תחושה שאתה מקיים את השיחה כמצוות אנשים מלומדה, בגלל כורח ארגוני, אלא מתוך רצון להיות אפקטיבי, תוך מתן פתרונות אופרטיביים לבעיות שעל הפרק.
4.  קבע יעדים ספציפיים הניתנים לכימות - משיחה כזו יש לצאת עם יעדים מוגדרים וספציפיים להמשך, ואם ניתן יש לכמת את היעדים הללו, תוך הקצאה של פרק הזמן למימוש היעדים. יעדים אלו, הם מעין חוזה, שנקבע על דעת שני הצדדים (שהרי לעובד היה חלק בתכנונם) שיש לעקוב אחריו והעובד ייבדק ויימדד על היעדים הללו במועד שיוסכם עליו בשיחת המשוב הבאה.
5.  המנהל "כצנתר" - תן לעובד הרגשה שהנך בעצם "הצנתר" שנועד לפלס לעובד את הדרך לקראת ביצוע משימותיו באופן מיטבי. היום, בעידן שבו כמות הידע וההתמקצעות היא כה רבה , לא מין הנמנע שלעובד רמת ידע ומקצועיות גבוהה מאשר למנהל שלו.
אתה לא צריך להיות בהכרח האוטוריטה במקצועית, שיודעת הכל ואי אפשר בלעדיה, אלא כמי שמספק לעובד את מירב הכלים לביצוע אופטימלי של משימותיו. יש לזכור, שמנהל שנתפס בעיני העובד כמי שמנסה לסייע, ולקדם את העובד להגיע לשיפור אמיתי יזכה לשיתוף פעולה מהעובד ויגביר אצלו את הנכונות וההנעה לשיפור ביצועים. נסה להיות כזה.
6.  היה קשוב לעובד - נהל דיון פתוח וחופשי, עד כמה שניתן, והשתדל ליצור אווירה בלתי פורמלית בשיחה. תן לעובד להביע את דעתו, בדוק מה מפריע לו, מה נחוץ לו כדי לעמוד במשימותיו באופן טוב יותר, רצוי שעובד לא ירגיש מאוים במעמד זה, אלא כאדם בעל ערך שסומכים עליו ורוצים לשמוע את דעתו.
7.  שמור על יחס של כבוד כלפי העובד - במהלך השיחה יש לשמור על יחס של כבוד והערכה כלפי העובד. אף אחד לא אוהב להיות נתון תחת ביקורת, ולכן דברים שנאמרים צריכים להיאמר בטקט וברגישות. יש להסביר את ההחלטות ודרכי הפעולה באופן הגיוני , להרחיב בהסברים, בשיקולים ובתוכניות לעתיד מה שיצור מחויבות גבוהה יותר בקרב העובד.
הוספת תגובה
תגובות
למאמר זה התקבלו 0 תגובות למאמר זה התקבלה תגובה אחת למאמר זה לא התקבלו תגובות
Copyright jobportal.co.il © 2001-2011