שם המשחק, בהתמודדות עם לחצים הוא יצירת תנאים ממתנים מול הלחץ , שמטבעו קיים בארגון, יהיו התנאים בהם פועל ארגון אשר יהיו.
בסופו של דבר הדבר תלוי בנו , עד כמה אנו מאורגנים כראוי ועד כמה אנו מנהלים את זמננו בצורה יעילה וחכמה. נכון, לא אחת אנו צריכים לעשות מספר דברים בו זמנית, נכנסות פתאום דרישות חדשות ולא צפויות ואנו נתבעים לעשות את הדברים מיד והכי טוב שאפשר, אז מה עושים, איך מתמודדים?
האמרה "שמי שיש לו זמן-יש לו זמן להכל ומי שאין לו זמן -אין לו זמן לכלום" בהחלט נכונה בהקשר זה. ניתן לעבוד בהספק גבוה וביעילות במידה ונשמור על כללים מסוימים שיהפכו להרגל אישי וחלק משיטת העבודה שלנו.
להלן מספר "טיפים" מטכניקה שנקראת "ניהול זמן" שכדאי לנסות:
- עשו רשימה של מטלות שעומדות על הפרק וציינו סדר עדיפויות מהחשוב ביותר לחשוב פחות. מומלץ לעשות רשימה כזו כל בוקר לפני שמתחילים לעבוד.
- קבעו מועדי סיום ריאליים לכל אחת מהמטלות. במידה ומדובר במטלה גדולה כמו הכנת מאזן שנתי, סקר שכר לעובדים וכדומה חלקו כל מטלה כזו ליחידות קטנות תוך קביעת מועד סיום לכל אחד מהם.
- אין לערבב ניירת ללא סדר ולהעמיס את השולחן בניירת, זה רק "מבלגן" את המחשבה. יש לקרוא כל נייר באופן שיטתי, לפעול בהתאם לתייק , לזרוק וכן הלאה.
- לאחר שהגעתם להחלטה שכחו אותה ועברו לנושא הבא. אין טעם לבזבז זמן ואנרגיה בלחשוב אם ההחלטה הייתה טובה אם לאו.
- יש לדבוק כל פעם במשימה אחת ולסיים אותה. ולא לחשוב על משימות אחרות . לדוגמה, אם אנחנו מראיינים כרגע לא להכניס שיחות טלפון, יש להתרכז בראיון להיות עם המרואיין. המשימות לא תסתיימנה אף פעם ואין טעם בלחשוב מה פיספסנו כרגע ומה היינו צריכים לעשות. המטרה היא להיות כאן ועכשיו בכל משימה.
- שימו לב איזה משעות היום הם שעות השיא שלנו ועשו בהם את המשימות החשובות. השתמשו בנקודת השפל לפעולות רוטיניות ופחות חשובות. לדוגמא בבוקר כשרעננים מתקשרים ללקוחות, בצהרים בשעת "הנפילה הגדולה" מתייקים.
- קבעו סדרי עדיפויות לטלפונים, מכתבים, ו EMAIL וטפלו בחשובים ביותר קודם.
- יש לשמור על זמני פגישות קצרים וענייניים ולא לאפשר להם לגלוש. קבעו מועד סיום לפגישות אלה ועמדו בהם. גלישה קטנה בכל פעם יוצרת דחיה של משימות שמחכות בתור ובסופו של דבר יוצרת פיגור גדול בלוח הזמנים.
תגובות
למאמר זה התקבלו 0 תגובות
למאמר זה התקבלה תגובה אחת
למאמר זה לא התקבלו תגובות